Como encontrar o programa de emissão de faturas certo para sua empresa

E com cada vez mais empresas adentrando o mercado on-line, é importante ter um sistema contábil que acompanhe seu ritmo. Então, qual é a melhor maneira de encontrar o programa de emissão de faturas ideal para pequenas empresas?

O que é fatura eletrônica?
Uma fatura eletrônica é aquela que é gerada, transmitida e processada digitalmente. Sua emissão acontece em um formato "estruturado" (falaremos mais sobre isso adiante), o que permite transmiti-la do departamento de contas a receber do fornecedor direto para o departamento de contas a pagar do comprador, eliminando a necessidade de intervenção humana.
É o formato especialmente estruturado que distingue uma fatura eletrônica de outras faturas simplesmente enviadas pela internet, como uma fatura em PDF ou Word, imagens de fatura em formatos como JPG ou TIFF ou faturas em papel digitalizadas ou enviadas como imagem por fax.^1.2

Os benefícios de entrar no mundo eletrônico
Se você ainda não tem certeza sobre entrar no mundo digital, veja alguns motivos bem convincentes para dar esse salto para as faturas on-line.

• Menor custo: para começar, você não precisará acumular e armazenar enormes quantidades de papel e outros materiais. O planeta agradece. Outro aspecto igualmente importante para sua empresa é que seu pessoal deixa de perder tempo com as tarefas demoradas e triviais que a emissão de faturas em papel exige, como inserir números na fatura para impressão, enviar pelos correios, armazenar e reconciliar.
• Velocidade e precisão: inevitavelmente, um sistema de emissão de faturas eletrônico é mais rápido, mais direto e mais preciso que um ser humano. Por isso, cada etapa do processo de transferência de dados se torna mais rápida, gerando ciclos de cobrança mais curtos.
• Eficiência: humanos são propensos a cometer erros e podem digitar dados incorretos ou esquecer de entregar as faturas para quem é responsável pelo pagamento delas. Cada etapa extra na cadeia de emissão de uma fatura que envolve pessoas agrega o risco de erro e/ou desperdício de tempo. Mas os sistemas de emissão de faturas eletrônicos não apenas enviam a fatura diretamente para a pessoa certa,³ mas também mantêm você por dentro de todo o processo, para que você tenha visibilidade do seu fluxo de receita a qualquer momento e a cliques de distância.^4.5
• Segurança: um sistema legível para máquinas e automatizado, sem intervenção humana, é mais transparente e menos vulnerável a fraudes.⁶

Programa de emissão de faturas: qual é o ideal?
O melhor programa de emissão de faturas é aquele que ajuda você a simplificar o processo de cobrança da sua empresa e ainda apresenta informações relevantes sobre suas despesas. Além disso, ele deve garantir que todos os seus dados financeiros, incluindo pagamentos (feitos e recebidos), contratos e ordens de compra sejam integrados para criar um retrato completo e continuamente atualizado do fluxo de caixa da sua empresa. Alguns outros recursos importantes a observar são:

• Compatibilidade com diversos formatos de fatura. Existem programas de emissão de faturas em diversos formatos, mas o ideal para pequenas empresas é aquele que é compatível com os formatos que seus clientes e outros parceiros comerciais usam. Um bom sistema converte diferentes formatos em dados estruturados para leitura por máquina automaticamente, facilitando o acesso para você e eliminando a necessidade de se armazenar várias versões de cada fatura.
• Compatibilidade com transações incomuns. Às vezes, sua fatura não corresponde a uma transação padrão. Talvez você queira oferecer a um cliente fiel um desconto especial, por exemplo, ou custos além do seu controle podem alterar um elemento de uma fatura. Um bom programa consegue replicar essas mudanças no seu sistema e na própria cobrança. Por outro lado, se você ainda tem pagamentos regulares a fazer ou faturas frequentes a enviar, seu sistema também deve ser capaz de exercer essa função automaticamente.
• Diversas formas de pagamento. Quanto mais versátil seu sistema de pagamentos for, mais clientes você atrairá. Por isso, seu programa de emissão de faturas deve ser compatível com métodos de pagamento on-line comuns, como cartões de crédito e débito, pagamento por plataformas de terceiros e as famosas carteiras digitais, que caem cada vez mais no gosto dos consumidores^7.8
• Recurso multimoeda. É verdade que cumprir leis internacionais é algo complicado, mas ninguém quer deixar de vender. Com recursos internacionais e multimoeda integrados, o programa ideal consegue manter sua empresa atualizada e em conformidade com os requisitos relevantes de cada país.
• Informações valiosas sobre o negócio. Um bom programa é capaz de oferecer inteligência de negócios relevante para ajudar você a tomar decisões mais embasadas.
• Arquivamento. Além de arquivar seus recibos, o programa deve permitir definir datas de vencimento para documentos desatualizados e removê-los do sistema para manter os arquivos on-line organizados.
• Segurança. O aspecto mais importante – e inegociável – é que o provedor do seu programa tenha uma excelente reputação e esteja disponível para oferecer suporte on-line e off-line quando você precisar.

Como tudo isso gera grandes economias de tempo e recursos financeiros
Até um programa de emissão de faturas simples pode acelerar seus processos de cobrança e simplificar sua contabilidade de formas que são impossíveis off-line. Não só todas as suas informações contábeis estarão reunidas em um lugar no computador (ou dispositivo móvel), mas tudo estará conectado. Assim, você sabe dizer quanto tem a pagar e a receber. Você não precisa escrever um lembrete à mão para verificar cada fatura: o sistema já sabe. Você não precisa entender de legislações financeiras internacionais complexas quando o programa já faz isso por você e se certifica de que você esteja atuando em cumprimento às normas locais, seja qual for esse lugar no mundo. Os dias de organizar arquivos enormes com contas de muitos anos já ficaram para trás. No mundo digital, o computador remove todas as faturas que não são mais necessárias do sistema. Você não precisará perder tempo lendo conteúdo atual para ficar por dentro dos eventos do seu ramo: seu programa vasculhará a internet para trazer a você essas informações relevantes. E tem mais: seu computador não vai ficar cansado, se distrair ou cometer erros como os humanos.

Apresentamos o PayPal Invoicing
Por ser um dos provedores de serviços de pagamento on-line líderes do setor, atendendo a mais de 200 regiões do mundo, o PayPal pode ajudar sua empresa a migrar para a emissão eletrônica de faturas descomplicada e oferecer uma série de soluções empresariais para simplificar sua contabilidade de formas que você nem imaginou que seriam possíveis.

Para começar, vamos ajudar você a criar um modelo de fatura digital profissional e personalizado, que terá tudo que sua fatura manual ultrapassada tinha e mais um pouco:

• O logotipo da sua empresa e as informações de contato (incluindo endereço e telefone)
• Dados da compra
• Informações de frete e impostos
• Eventuais descontos aplicáveis
• Termos e condições

E, se quiser, um comentário pessoal para o cliente. Você pode reutilizar o modelo para transações futuras ou copiar e manter informações de um cliente para emitir faturas recorrentes.

A fatura pode ser enviada a qualquer pessoa (ou mais de uma) da sua empresa ou do seu cliente. Você pode adicionar um documento para assinar, uma imagem, termos de serviço, além de impostos comumente aplicados na seção de impostos das configurações da fatura. E, se quiser oferecer uma opção de pagamento parcial aos clientes, também temos a solução. Quando a fatura estiver pronta, basta mandá-la por e-mail. Do outro lado, o destinatário só precisa clicar no botão "Pagar agora" para fazer um pagamento seguro — usando uma conta do PayPal ou um cartão de crédito ou débito —, e o dinheiro aparecerá na sua conta.

Você pode checar a situação do seu fluxo de caixa instantaneamente, porque o PayPal Invoicing permite reconciliar as faturas e pagamentos automaticamente on-line, incluindo datas de vencimento e a lista de lembretes enviada. Chega de caçar aquela fatura que você acha que venceu em planilhas intermináveis. Se isso acontecer, você pode enviar um lembrete rápido, com apenas um clique. Além disso, você pode usar a API do PayPal Invoicing para integrar o processo de emissão de faturas (por exemplo, criar, enviar e gerenciar faturas) ao seu sistema de gestão de pedidos.

Esse é só um gostinho de como o PayPal pode ajudar você a criar sua estrutura de emissão de faturas eletrônicas. Conheça nossas soluções empresariais mais a fundo para ver outras formas de aprimorar a eficiência e a segurança de todos os seus processos de cobrança e pagamento.