Was ist Warenwirtschaft? Ein Leitfaden für deutsche Unternehmen

Warum ist die Warenwirtschaft für deutsche Unternehmen so wichtig?

Besonders kleine Firmen unterschätzen oft, wie viel Gutes eine zuverlässige Warenwirtschaft für sie tun kann, doch eine klare Auseinandersetzung mit dem eigenen Warenbestand hat unzählige Vorteile. Wenn Sie genau über Ihren Bestand Bescheid wissen, können Sie fundierte Entscheidungen für Ihre Firma treffen. Hier einige Beispiele:

• Kostensenkung: Wenn Sie genau über Ihre Verkäufe Bescheid wissen, können Sie beispielsweise ein kleineres Lager nutzen, indem Sie die Waren in regelmäßigen Abständen nachbestellen. Das senkt die Lagerkosten.
• Mehr Kund:innenzufriedenheit: Eine gute Warenwirtschaft mit einem zuverlässigen Bestandsmanagement sorgt auch für zufrieden Kund:innen – Sie können damit nämlich sicherstellen, dass Sie gefragte Produkte immer in ausreichender Menge auf Lager haben.
• Weniger unverkaufte Ware: Indem Sie genau die Warenmenge bestellen, die Sie auch realistischerweise verkaufen können, sparen Sie Lagerkosten und reduzieren Abfall. Es sammeln sich keine Altlasten an, die Sie teuer lagern oder entsorgen müssen, weil alles verkauft wird.

Mit einer guten Warenwirtschaft und einem zuverlässigen Bestandsmanagement können Sie von all diesen Vorteilen profitieren – hier in Deutschland ist besonders auch das Vermeiden von Überschuss ein wichtiger Aspekt, da Nachhaltigkeit hier eine besonders große Rolle spielt. Wenn Sie Überschüsse effektiv vermeiden können, muss auch weniger Ware vernichtet werden. Das ist gut für die Umwelt, aber auch für Ihre Finanzen, Ihren Ruf und Ihre Nachhaltigkeitsstrategie.

So geht erfolgreiche Warenwirtschaft

Die eigenen Warenbestände und somit das eigene Unternehmen zu optimieren, geht auf viele Arten und jedes Unternehmen hat hier seine eigenen Vorlieben. Worauf jedoch kein deutsches Unternehmen und auch sonst niemand verzichten sollte, sind die folgenden Dinge:

• klare Aufzeichnungen über die Lagerstände
• regelmäßige Inventuren
• realistische Voraussagen über den Warenabsatz

Besonders der letzte Punkt hat viel Potenzial: Nicht nur können Sie so Warenüberschüsse und somit teure Lager- oder Vernichtungskosten vermeiden, Sie können auch bessere Vereinbarungen mit Ihren Lieferpartner:innen treffen.

Während viele Betriebe in Deutschland Lagerstände und Inventuren gerne noch mit ausgedruckten Listen und handgeschriebenen Aufzeichnungen oder Excel-Dateien machen, gibt es im Bereich der Warenwirtschaft mittlerweile unzählige Tools, die Ihnen das Leben leichter machen können.

So zum Beispiel das POS-System von PayPal, welches nicht nur alle Zahlungsarten anbietet, die Sie online oder im Geschäft brauchen, sondern auch Aufzeichnungen über die verkauften Artikel und deren Auswirkung auf die aktuellen Warenbestände führt. Mit der richtigen Verknüpfung werden diese Daten automatisch an Ihre digitale Warenwirtschaft gesendet, sodass Sie immer alles in Echtzeit im Blick haben.

Herangehensweisen an die Warenwirtschaft

Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Herangehensweisen an die Warenwirtschaft und ihr Bestandsmanagement – und das muss auch so sein, denn die verschiedenen Methoden haben ihre Vor- und Nachteile und sind somit besonders gut oder schlecht für bestimmte Businessmodelle geeignet.

Hier eine Liste der gängigsten Herangehensweisen and das Bestandsmanagement:

• ABC-Analyse: Hierbei werden die Waren nach ihrem Wertanteil am Gesamtumsatz kategorisiert, wobei A für sehr wichtig/teuer steht, B für mittelwichtig/-teuer und C für wenig wichtig/teuer. Das erleichtert viele Geschäftsentscheidungen im Zusammenhang mit der Warenwirtschaft, aber auch in anderen Bereichen wie Produktentwicklung und Marketing.
• Just-in-Time (JIT): Materialien und Waren werden exakt zum Zeitpunkt des Bedarfs geliefert, um Lagerhaltungskosten zu minimieren. Diese Methode wird gerne bei einem hohen Warendurchsatz angewandt.
• Meldebestand: Hier wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst, wenn ein bestimmter Lagerbestand (Meldebestand) erreicht wird. Das ist eine der Standardmethoden und stellt Lieferfähigkeit und das Vermeiden von Überschuss sicher.
• FIFO/LIFO (First in first out/Last in first out): Besonders relevant bei verderblicher Ware oder in Bereichen, die großen Preisschwankungen unterliegen. Hier werden die Waren entsprechend Ihres Einlagerungszeitpunkts entnommen – dabei wird entweder gezielt die neue oder alte Ware zuerst verkauft.
• Chaotische Lagerhaltung: Auch wenn ein zentrales System die Bestände verwaltet, werden die Waren genau dort gelagert, wo gerade Platz ist. Das steigert zwar einerseits die Flexibilität, führt aber oft auch zu höheren Lagerkosten.

Die Vorteile eines digitalen Inventars

Die Landschaft der digitalen Tools für Ihre Warenwirtschaft ist vielfältig und Sie haben jede Menge Auswahl, wenn Sie diesen Bereich Ihres Unternehmens digitalisieren möchten. Es gibt zum Beispiel Apps für die Warenwirtschaft, die nicht nur Ihr gesamtes Inventar aufzeichnen, sondern daraus auch wertvolle Insights für Ihr Unternehmen ableiten.

Wenn Sie eine Warenwirtschafts-App mit anderen digitalen Tools verknüpfen, etwa der POS-Lösung von PayPal, kommunizieren diese Systeme automatisch miteinander und synchronisieren sich in Echtzeit. Zusätzliche Integrationen mit Ihrer Buchhaltungs-Software sorgen für noch einfachere Admin-Workflows und reduzieren menschliche Fehler.

So wählen Sie das richtige Warenwirtschafts-Tool für Ihr Unternehmen

Wenn Sie auf der Suche nach einem guten Warenwirtschafts-Tool für Ihr Unternehmen sind, gibt es eine Reihe von Dingen, die Sie beachten sollten. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Welche Funktionen bietet das Tool? Brauche ich sie alle? Auf welche Features kann ich nicht verzichten?
• Ist das Tool skalierbar? Wie wird sich mein Unternehmen in den nächsten 5 Jahren entwickeln? Kann das Tool mithalten, wenn mein Unternehmen wächst?
• Welche Integrationen bietet das Tool? Kann ich es mit meinem POS-System verknüpfen? Mit meiner Buchhaltungs-Software?
• Ist das Tool cloudbasiert? Wenn ja, macht das für mein Unternehmen Sinn?