Der Inhalt dieses Artikels wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Sie sollten immer eine unabhängige Unternehmens-, Steuer-, Finanz- und Rechtsberatung einholen, bevor Sie eine Geschäftsentscheidung treffen.
Wie können Sie produktiver werden? Die Antwort ist kurz und einfach: indem Sie sich besser organisieren. Wie schaffen Sie das? Beginnen Sie so ...
Zu Buchhaltung und Buchführung könnte man viel sagen. Und das muss auch mal gemacht werden, denn sonst sind Sie nicht in der Lage, Ihre Einnahmen richtig aufzubewahren, Ihre finanzielle Situation zu beurteilen und Gesetze einzuhalten – alles wichtige Eckpfeiler Ihres Unternehmens. Wir fassen uns hier kurz und listen die ersten Schritte auf, die Sie umsetzen sollten. Die Schritte lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um die Buchhaltung durchzuführen. Als Faustregel gilt: Wenn Sie jemand nach der finanziellen Situation Ihres Unternehmens fragt, sollten Sie die Antwort ohne groß nachzudenken wissen. Fachbegriffe wie Umsatz, Herstellungskosten (COGS) und Bruttomarge sollten Sie kennen, um Ihr Unternehmen langfristig auszubauen.
Sprechen Sie regelmäßig mit einer Steuerberatung. Steuerberater sind für Unternehmen in Deutschland unverzichtbare Geschäftpartner. Steuerberater helfen Ihnen, keine Fehler bei der Buchhaltung zu machen – denn das kann teuer werden. Außerdem gibt es eventuell steuerliche Vorteile, die Sie nutzen könnten, aber nicht kennen. Besonders bei komplexen Steuergesetzen und der Übersicht von Fristen, können Steuerberater eine gewisse Sicherheit bieten.
Steuerberater helfen Ihnen auch dabei, Steuervorauszahlungen korrekt zu berechnen. In Deutschland müssen Unternehmen unterschiedliche Steuern monatlich oder vierteljährig im Voraus zahlen. Dazu können je nach Unternehmen u.a. folgende Steuern gehören: Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer.
Schon mal von der Kleinunternehmerregelung gehört? Gründer und Freelancer aufgepasst: Sie gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 25.000 € (Stand 2025). Für diese Unternehmen entfällt die Umsatzsteuerpflicht.1 Das macht die Buchhaltung sehr viel einfacher – keine Vorsteuern, keine Umsatzsteuern.
Zur Buchhaltung gehört auch das Befolgen der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Unter deutschem Steuerrecht müssen alle Transaktionen aufgezeichnet und digital archiviert werden. Die Grundsätze geben vor, wie und wie lange die digitalen Aufzeichnungen zugänglich sein müssen. Das lässt sich mit einem guten POS-System, dass Sie reibungslos in Ihr Buchhaltungssystem integrieren können.
Wenn Sie die Artikel, die Sie verkaufen möchten, sorgfältig in einem Produktkatalog festhalten, bekommen Sie sofort einen Überblick über die Performance Ihres Portfolios. Sie vermeiden, dass Ihr eigener Geschmack Ihre Entscheidungen beeinflusst, z.B. indem ein Produkt, das sich schlecht verkauft, weiterhin gelistet bleibt.
Da moderne Kassensysteme über intuitive Produktkataloge verfügen, können Sie reibungslos Artikel hinzufügen, wenn Sie Ihr Angebot nach und nach erweitern. Machen Sie ein Foto von dem neuen Matcha Latte und fügen Sie den Preis und die Mehrwertsteuer hinzu.
Die Vorteile eines gut organisierten Produktkatalogs sind klar. Sie können solch einen Produktkatalog nutzen, wenn Sie neue Mitarbeitende in Ihr Team aufnehmen. Und am wichtigsten: Dieser hilft Ihnen, Ihre Verkäufe kontinuierlich zu tracken. Was und wie viel verkaufen Sie? Und an wen verkaufen Sie?
Je mehr Daten Sie über die Verkäufe Ihrer Artikel haben, desto durchdachter können Sie zukünftige Entscheidungen treffen. Genau, das hilft Ihnen, mehr zu verkaufen und mehr Umsatz zu machen, die Geschäftskonten füllen sich!
POS-Systeme können Sie bei der Einhaltung einer Reihe gesetzlicher Vorgaben unterstützen. Dazu gehört z.B. die Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Seit Januar 2020 müssen alle Kassensysteme damit ausgestattet sein. Die TSE macht alle Kassenvorgänge manipulationssicher. Jede Transaktion wird elektronisch signiert. So können alle Vorgänge bei einer Betriebsprüfung überprüft werden.
Diese Vorgabe kennen wir alle: Die Belegausgabepflicht. Bei jedem Kauf muss ein Beleg angeboten werden – digital oder auf Papier. Dieser Beleg muss bestimmte Angaben enthalten, darunter auch die TSE-Signatur. Ein Unternehmen, das über Lagebestände verfügt, muss außerdem eine ordnungsgemäß Bestandsführung betreiben. Dabei werden alle Warenbewegungen genaustens dokumentiert. Viele moderne Kassensysteme integrieren Funktionen zur Lagerverwaltung, damit nach den GoBD und dem HGB gehandelt wird. Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen können bei einer Prüfung zu hohen Strafzahlungen führen.
Bedenken Sie immer das hier: Es ist teurer, neue Kunde zu finden, als die zu behalten, die Sie bereits gewonnen haben.
Jemand der ein Unternehmen führt, kann auch ein System zur Organisation seiner Kontakte gebrauchen. Wenn Sie tausend Dinge in Ihrem Kopf haben, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Kontakte aus den Augen verlieren. Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben, müssen Sie nicht gleich in ein riesiges und kompliziertes System investieren, aber Sie sollten eine Möglichkeit haben, Kontakte hinzuzufügen und zu verwalten.
Mit den Funktionen der PayPal-App können Sie nach dem Kauf ganz einfach die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden erfassen. Mit einer wachsenden Liste von E-Mail-Adressen kommt das Zauberwort ins Spiel: E-Mail-Marketing. Wie wäre es mit einem monatlichen Newsletter? Informieren Sie die Leser über neue Produkte, laden Sie zu VIP-Events und Vorverkäufen ein und geben Sie Rabatte zu Weihnachten – oder was Ihnen sonst noch so einfällt. Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, etwas Besonderes zu sein, und wandeln Sie sie zu treuen Fans Ihres Shops um.
Fragen Sie freundlich nach den E-Mail-Adressen Ihrer Kunden, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie Ihre Neuigkeiten und Aktionen sowie alle anderen tollen Dinge, die in Ihrem Unternehmen passieren, interessieren würden!
Was darf man dabei natürlich nicht vergessen? Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO/GDPR). Sie bezieht sich auf den Umgang mit Kundendaten. Daraus ergeben sich einige Regeln, die Unternehmen umsetzen müssen, um ein paar Beispiele zu nennen: Unternehmen müssen die ausdrückliche Zustimmung einholen, bevor sie personenbezogene Daten sammeln oder speichern. Sie müssen Kunden klar darüber informieren, wie ihre Daten verwendet werden. Beim E-Mail-Marketing ist außerdem das Double-Opt-In-Verfahren vorgesehen – nach der Erstanmeldung müssen Kundeihre Anmeldung in einer separaten E-Mail noch einmal bestätigen (deswegen „double“).2
Das beste Tool für eine starke Kundenbindung ist ein Treueprogramm. Das muss natürlich – wie alles andere auch – mit der DSGVO übereinstimmen: Es muss transparente Bedingungen und einen sicheren Umgang mit den Daten der Teilnehmenden geben. Bei Programmen, die mit monetären Vorteilen locken, könnten weitere Gesetze greifen. Eventuell kommen steuerliche Fragen oder Fragen aus dem Verbraucherschutz auf. Zu all diesen Themen können sich Kleinunternehmer bei Netzwerkmöglichkeiten wie den Handelskammern (IHK), Gründerzentren oder branchenspezifischen Treffen austauschen. Diese Plattformen bieten wertvolle Informationen und Events zum Knüpfen von Kontakten.
Es gibt eine Reihe von Produkten und Systemen, die Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens unterstützen – entdecken Sie die Welt von PayPal.