Vorteile von E-Mail-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die einmal versendet oder für Stammkundschaft automatisiert werden kann. Hiermit sind viele Vorteile verbunden: Durch E-Rechnungen können Unternehmen nicht nur bei der Kreditorenbearbeitung Zeit sparen, sondern auch Material- und Papierkosten reduzieren, mögliche Rechnungsfehler verringern und Zahlungen schneller erhalten. Viele sind darüber hinaus der Ansicht, dass E-Rechnungen die Einhaltung von Compliance-Vorschriften vereinfachen können.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile von E-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen – von der Reduzierung von Kosten und Fehlern bis hin zu einer schnelleren, genaueren Bearbeitung.

Was sind E-Rechnungen?

Um Cashflow-Engpässe zu vermeiden, müssen fast alle Unternehmen Rechnungen erstellen und verfolgen. Doch was ist eine Rechnung? Mit einer Rechnung bestätigen wir unserer Kundschaft, dass wir eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt versandt haben und sie uns jetzt Geld schuldet. Anstatt Rechnungen in Papierform zu versenden, deren Verwaltung mühsam ist, haben viele Unternehmen ihren Rechnungsprozess durch E-Rechnungen digitalisiert.

Was gilt nicht als E-Rechnung?

Im Gegensatz zu klassischen Rechnungen bestehen E-Rechnungen aus Daten, die ohne manuelle Handlung automatisch bearbeitet werden können. Mit anderen Worten: E-Rechnungen werden nahtlos in das Finanzsystem eines Unternehmens übermittelt, ohne dass Mitarbeitende der Buchhaltung sie erst sortieren müssen.

Die folgenden gängigen Rechnungsformate werden daher nicht unbedingt als E-Rechnungen angesehen:

• Word (.doc) und Excel (.xls). Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen, auch wenn sie in ein digitales Format umgewandelt werden, denn sie wurden nicht elektronisch ausgestellt.
• PDF. Wenn Sie eine PDF-Rechnung erstellen, wird diese in der Regel per E-Mail gesendet und gilt nicht als E-Rechnung. PDF-Rechnungen können nicht automatisch bearbeitet werden, da sie nicht in einem strukturierten Format gesendet werden.

Vergleich verschiedener Rechnungsarten

Hier finden Sie die gängigsten Rechnungsarten für kleine Unternehmen im Vergleich. Zusammengefasst bieten E-Rechnungen die meisten Vorteile im Vergleich zu Papier- oder PDF-Rechnungen, von der Zustellung in Echtzeit bis hin zur besseren Nachverfolgung und Effizienzsteigerung.

Einhaltung der neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen

Bei Zahlungen im Rahmen von Kredit- oder Debitkarten müssen Sie auch weiterhin die PCI DSS (Payment Card Industry Data Security) beachten. Das sind umfassende Datenschutzvorschriften zum Schutz der Kundschaft und zum Verhindern von Betrug und nicht genehmigten Transaktionen. Die Nichteinhaltung der Vorgaben für E-Rechnungen kann zu Bußgeldern und Überprüfungen führen.

Beispielsweise erleichtert PayPal die Compliance bei E-Rechnungen durch folgende Optionen:

• Digitale Signatur und Authentifizierung
• Anforderungen an die Speicherung
• Konvertierung von XML-Rechnungen in das gewünschte Format des Unternehmens
• Bearbeitung und Optimierung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen
• Dokumentenübermittlung

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Die E-Rechnung von heute entspricht der herkömmlichen Rechnung in Papierform. Sie enthält dieselben Informationen, angefangen mit der Adresse der einkaufenden Person bis hin zu Angaben über erbrachte Leistungen (oder verkaufte Produkte), Preise, Beschreibungen und mehr. Die Rechnungsstellung erfolgt lediglich nicht in physischer Form, wodurch der Rechnungsprozess schneller, einfacher und sicherer verläuft.

• Rückverfolgbarkeit. Bei E-Rechnungen werden automatisch die Transaktionsübersicht und die gesamte Dokumentdauer verfolgt, sodass Sie keine Zeit mehr auf die manuelle Erfassung verwenden müssen.
• Sicherer Dokument- und Datenaustausch. Verschlüsselte Dateiübermittlung, digitale Signaturen und sichere Netzwerke machen E-Rechnungen zu einem sicheren Weg für das Senden und Empfangen von Rechnungen.
• Konformität. Sorgen Sie für einen reibungslosen Betrieb und expandieren Sie ins Ausland, ohne dass Sie durch Vorgaben für E-Rechnungen aufgehalten werden. Zudem erhalten Sie Benachrichtigungen, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen, neu verabschiedete Anforderungen an E-Rechnungen zu erfüllen.
• Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung. Der Wechsel von Papierrechnungen zu E-Rechnungen kann erhebliche Einsparungen bei Druck, Porto, Rechnungsbearbeitung und mehr ermöglichen.
• Weniger Fehler. Durch E-Rechnungen können Fehler bei der Eingabe von Daten mithilfe einer automatisierten Rechnungsdatenübertragung reduziert werden.
• Schnellere Zahlung. Beschleunigen Sie Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Prozesse, profitieren Sie von Rabatten für vorzeitige Zahlung und einer geringeren Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO).

So erstellen Sie E-Rechnungen

Das Erstellen einer E-Rechnung ist relativ einfach. Hier ist eine kurze Anleitung:

1. Kundschaft informieren. Bevor Sie E-Rechnungen versenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Kundschaft bereit und in der Lage ist, sie zu empfangen.
2. E-Rechnungen einrichten. Achten Sie darauf, dass das Format Ihrer E-Rechnungen alle nötigen Informationen zur Identifizierung der Transaktion, des Lieferanten und der einkaufenden Person enthält sowie weitere Informationen, wie z.B. akzeptierte Zahlungsmethoden und anwendbare Steuern oder Rabatte.
3. Rechnung generieren. Sie können dafür PayPal verwenden.
4. Rechnung senden. Senden Sie E-Rechnungen per E-Mail oder über ein sicheres Portal an Ihre Kundschaft.

Wollen Sie loslegen? Erstellen und senden Sie Rechnungen mit PayPal.