Eines der ersten großen Fragezeichen nach einer Neugründung ist bei kleinen Unternehmen meistens die Buchhaltung. Unternehmer:innen verlieren sich häufig im scheinbar undurchdringlichen Dschungel aus gesetzlichen Vorgaben, Formularen, Fachbegriffen, Sonderfällen und unverständlichen Informationen – aber das muss gar nicht sein!
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie für den Anfang über die Buchhaltung für Ihr Kleinunternehmen wissen müssen.
Viele Dinge können Sie selbst firmenintern vorbereiten und regeln. Für viele Unternehmen macht es allerdings Sinn, von Anfang an eine:n Buchhalter:in oder eine:n Steuerberater:in zu engagieren.
Je nachdem, was für ein Unternehmen Sie führen, kann ein:e Buchhalter:in ausreichend für die Anforderungen an Ihre Firma sein – es gibt jedoch auch einige Dinge, die nur Steuerberater:innen tun dürfen, darunter Jahresabschlüsse und Steuererklärungen. Da Steuerberater:innen jedoch meistens teurer sind als Buchhalter:innen, lohnt es sich hier, sich genau zu überlegen, was genau Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Auch wenn Buchhaltung scheinbar immer komplexer wird, gibt es mittlerweile technische Unterstützung für Groß- und Kleinunternehmen: Buchhaltungs-Software. Diese führt unzählige Buchhaltungsvorgänge automatisch durch und sparen so nicht nur Zeit, sondern reduziert auch menschliche Fehler.
Auf dem Markt finden sich mittlerweile unzählige Angebote, sodass die Wahl schwer fallen kann. Evaluieren Sie die verschiedenen Softwarelösungen daher nach den folgenden Gesichtspunkten:
Wenn Sie bereits ein POS-System, also ein elektronisches Kassensystem, nutzen oder darüber nachdenken, in Zukunft eines zu implementieren, sollte Ihre Buchhaltungs-Software unbedingt damit kompatibel sein. Viele Lösungen bieten hier bereits Integrationen an, sodass Sie beim Verbinden der Systeme viel Zeit sparen können – und dafür auch keinen Profi engagieren müssen.
Der Vorteil ist, dass das POS-System und die Buchhaltungs-Software dann direkt miteinander kommunizieren, sodass Sie sich lästiges und zeitraubendes Herumkopieren der notwendigen Informationen sparen.
Unternehmen mit Angestellten sollten unbedingt darauf achten, eine Software für ihre Buchhaltung zu wählen, die auch Lohnbuchhaltung erlaubt. Denken Sie hier daher auch an die Zukunft und Ihre Pläne für das eigene Unternehmen: Vielleicht starten Sie zwar als Solo-Selbstständige:r, möchten aber später vielleicht durchaus wachsen und weitere Personen ins Unternehmen holen?
Auch wenn das auf den ersten Blick nicht notwendig erscheint, hat es auch für Kleinunternehmen Vorteile, wenn die eigenen Buchhaltungsdaten in der Cloud gespeichert sind. Nicht nur haben Sie dann jederzeit Zugriff auf alle Informationen, egal von welchem Standort oder Gerät aus – Ihre Buchhaltung ist auch optimal geschützt und kann nicht verloren gehen.
Damit die Buchhaltung für Kleinunternehmen wirklich einfacher wird, muss auch die Buchhaltung-Software intuitiv sein. Das ist mit ein Grund, warum es vor allem für kleine Betriebe oft sinnvoll ist, zu weniger komplexen Systemen zu greifen.
Marktführende Software ist häufig auf alle Eventualitäten eingestellt und auf große Konzerne ausgelegt, welche viel komplexere Vorgänge festhalten müssen als kleine Unternehmen. Sie bieten unzählige Funktionen, die für Ihr Unternehmen möglicherweise gar nicht relevant sind – die aber das System komplizierter und teurer machen.
Außer Spesen nichts gewesen sollte es in Ihrem Unternehmen niemals heißen – vor allem nicht, weil viele Ausgaben steuerlich absetzbar sind und somit eine geringere finanzielle Belastung darstellen, als ursprünglich gedacht.
Wählen Sie daher unbedingt eine Buchhaltungs-Software für Ihr Kleinunternehmen, die auch ein gutes Spesenmanagement beinhaltet. Auch in diesem Bereich gibt es mittlerweile sehr praktische Funktionen, die Ihnen das Leben leichter machen können – zum Beispiel einen Rechnungsscanner, der Ihre Ausgaben automatisch erfasst, sodass Sie die Informationen nur mehr überprüfen und bestätigen müssen.
Ein digitales Kassensystem ist die Basis für reibungslose Verkaufsvorgänge – mittlerweile gibt es jedoch großartige Systeme, die unzählige zuästzliche Vorteile bieten, zum Beispiel die POS-Software von PayPal.
Mithilfe einer ausgeklügelten POS-Software, die über die Funktionen der digitalen Kasse hinausgehen, wird die gesamte Buchhaltung für Ihr Kleinunternehmen sehr viel leichter: Diese Systeme sammeln ebenfalls unzählige Daten und werten diese für Sie aus, sodass Sie wertvolle Insights in die Geschäftsabläufe bekommen und datenbasiert sinnvolle Entscheidungen für die Zukunft treffen können.
Mit den meisten modernen POS-Plattformen haben Sie Ihre Verkaufszahlen immer im Blick – doch darüber hinaus beinhalten sie häufig auch Funktionen zur Aufzeichnung und Auswertung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden und eine Warenwirtschaft.
Einfach gesagt zeigen moderne POS-Systeme zum Beispiel an, welches Produkt sie in welchem Zeitraum am häufigsten verkauft haben, wie viel Stück Sie davon noch auf Lager haben und wie viele Mitarbeitende am Verkauf beteiligt waren – diese Insights können Sie für Ihr Unternehmen nutzen und Schlüsse daraus ziehen, welche Ihnen einen Geschäftsvorteil verschaffen.
Wenn Sie als Cafébetreiber:in zum Beispiel wissen, dass Sonntag um 15:00 Uhr großer Andrang herrscht und jede Menge Kuchen gegessen wird, können Sie sich darauf vorbereiten: Sie können nicht nur sicherstellen, dass genug Mitarbeitende da sind, um alle Gäste zufriedenstellend zu bedienen, Sie können beispielsweise auch darauf achten, dass genug von Ihren Bestsellern da ist, damit die Gäste auch das bestellen können, was sie am liebsten mögen.
Gleichermaßen können Sie, wenn Montagvormittag kaum etwas los ist, weniger Teammitglieder für diesen Zeitraum ins Café holen oder vielleicht überhaupt Ihre Öffnungszeiten ändern.
Wir empfehlen die Nutzung von miteinander kompatiblen Systemen für Buchhaltung und Ihre digitale Kasse – so können Sie alle Zahlen an einem Ort sammeln. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie sich zeitaufwendiges kopieren der Informationen sparen, Sie haben auch jederzeit alle Daten auf einem Blick verfügbar.
Wenn die Systeme miteinander kommunizieren, sparen Sie sich auch das ewige Überprüfen der Zahlen und etwaige Diskrepanzen fallen sofort auf.
Wie Sie sehen hat es unzählige Vorteile, sich die eigene Buchhaltung durch smarte Systeme zu erleichtern. Eines dieser Systeme ist das POS-System von PayPal.
Nicht nur können Sie Ihrer Kundschaft damit genau die Zahlungsart bieten, die sie am liebsten verwendet, Sie können sich auch darauf verlassen, dass alle Transaktionen sicher und verschlüsselt abgewickelt werden.
Das Kassensystem von PayPal ist intuitiv aufgebaut und einfach in der Nutzung, wovon nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihre Mitarbeitenden profitieren. Dennoch müssen Sie hier auf nichts verzichten: Das POS-System ist mit allen gängigen Buchhaltungs- und E-Commerce-Plattformen kompatibel und erstellt automatisch alle Berichte, die Sie brauchen.
Es ist somit die ideale Ergänzung für die Buchhaltung in Ihrem Kleinunternehmen.